Frissítve: 2021 március 6.
Miről szól ez a cikk?
Az első levelező alkalmazások is biztosították az elektronikus levelek rendezett tárolását, hiszen magától értetődő volt, hogy a beérkezett és az elküldött leveleket célszerű egymástól elkülönítve tárolni. Az elektronikus levelezés elterjedése, az újabb és újabb felhasználói igények, az IKT által kikényszerített változások több más tárolási szükségletet is magukkal hoztak. Egy e-mail postafiók kezeléséhez tehát hozzátartozik a tárolásra használt mappák ismerete is.
Tartalomjegyzék
1. Mivel kezelhetjük postafiókunkat?
Az elektronikus levelezéshez egy névvel és jelszóval rendelkező postafiókra és egy, a postafiókot kezelő alkalmazásra van szükségünk. Az alkalmazás lehet offline, úgynevezett ügyféloldali, kliens alkalmazás, amely a számítógépünkön programként telepíthető, és lehet online, internet böngészőben egy weboldal megnyitásával kezelhető webes alkalmazás, vagyis webapp vagy webmail. Mindkettő aktív internet kapcsolat meglétét feltételezi. Bármelyik használatát részesítjük előnyben számos ingyenes és fizetős megoldással találkozhatunk.
A Windows 10 operációs rendszerben offline levelező alkalmazás az előtelepített Mail (1. ábra), a Microsoft 365/Office irodai alkalmazáscsomag részét képező Outlook (2. ábra), vagy a Mozilla Thunderbird (3. ábra). A böngészőkkel használható webes megoldások közül a legismertebbek a Google Gmail.com (4. ábra) és a Microsoft Outlook.com (5. ábra). Más operációs rendszereken, Androidos okoseszközökön is találkozhatunk mind a Gmail, mind az Outlook vagy más levelező kliensek és a webmail lehetőségeivel. A felsoroltakon kívül számos egyéb kliens és webmail rendszer létezik, gondoljunk csak a GSM mobil- és az ISP internet-szolgáltatókra, amelyek webes felületet is biztosítanak az előfizetéshez járó e-mail postafiókhoz vagy az internetszerte megtalálható hazai és külföldi ingyenes és fizetős megoldásokra!
Tipp: A Mail a Windows 10 operációs rendszer egy előtelepített Windows Univerzális Alkalmazása (WUA = Windows Universal Apps). A Microsoft szeretné, ha a felhasználók felismernék hasznát, amit az is jelez, hogy egy frissen telepített Windows 10 Tálcáján negyedik ikonként, egy kék színű borítékként meg is jelenik. A Mail nem csak a Microsoft saját, Outlook.com postafiókját, hanem más szolgáltatók – beleértve a Google Gmail – fiókjait is képes kezelni.
2. E-mail mappák
Bármit is használjunk levelezésre, a kliens alkalmazások és a webmailek is mind a megszokott elnevezéseket használva teszik lehetővé az elektronikus levelek szétválogatását. Az erre használt fogalom a mappa (folder), ami nem meglepő módon a számítógépes világból érkezett, ahol a mappa szintén a különféle elemek (fájlok, további mappák, parancsikonok stb.) rendezett tárolását jelenti. A mappákat, illetve a kezelésüket lehetővé tévő panelt általában az alkalmazás munkaterületének bal szélén, bennük a mappákat a megszokott strukturális, faszerkezetet követő elrendezésben találjuk. A faszerkezet legfelső és legelső mappája, vagyis gyökere mindig a postafiók, illetve a beérkezett üzeneteket fogadó mappa – minden más mappa ennek a mappának az almappája. Ez legjobban a 2. és a 3. ábrán látható, ahol a faszerkezet gyökere az elektronikus postafiók e-mail címe, és ebből kiindulva a különféle mappákat látjuk. Erre az elrendezésre azért van szükség, mert ahogy egy fájlkezelőben több háttértárat, az e-mail alkalmazásokban több postafiókot kezelhetünk, előírva azt is, hogy a postafiókok tartalma ugyanabban vagy más-más fájlban legyenek elhelyezve. Így minden postafiók, vagyis fájl számára külön gyökérrel rendelkező fastruktúrát kell létrehoznia az alkalmazásnak. A bemutatott képernyőképeken csak egy-egy postafiókot jelentettünk meg.
Tipp: A levelező kliensek a felhasználó saját számítógépén a háttértár egy előre meghatározott almappájában hozzák létre és tárolják a postafiók tartalmát őrző fájlt. Ez a mappa mindig a felhasználói fiókhoz tartozó mapparendszerben található.
A webmail rendszerek a postafiók tartalmát a szolgáltató saját levelező kiszolgálóján tárolják, többnyire biztosítva annak lehetőségét, hogy a felhasználó letölthesse azt saját számítógépére.
Honnan származnak és milyen mappákat találunk? A beépített, úgynevezett rendszermappákon túl számos más mappával is találkozhatunk. Ennek oka, hogy a mai alkalmazások egyre több szolgáltatással felvértezve érkeznek, sőt külső fejlesztőktől származó bővítmények, más néven beépülő modulok is bővíthetik a szolgáltatások körét. A rendszermappák számát a modulok, telepítésüket követően, többnyire újabbakkal bővítik, sőt, maguk a felhasználók is létrehozhatnak saját mappákat. Látható tehát, hogy mappák több forrásból származhatnak, így érdemes ezeket összefoglalni:
- A rendszermappák az alkalmazás beépített, nélkülözhetetlen, nem törölhető, nem mozgatható és nem átnevezhető mappái, feladatuk az alapfunkciók biztosítása. Az üzenetek sikeres fogadásához és elküldéséhez mindenképpen szükség van kettő mappára, amelyekkel a beérkezett és az elküldött üzeneteket elkülönítetten tároljuk.
- A rendszermappák mellett találkozhatunk egyéb beépített, kiegészítő, kényelmi, a kategorizálást, az áttekintést, a keresést és a szűrést megkönnyítő mappákkal, amelyek szintén az alkalmazás részét képezik. Használatuk többnyire nem kötelező, de figyelmen kívül sem hagyhatjuk azokat. Általában ezeket a mappákat sem törölhetjük, nem helyezhetjük és nem nevezhetjük át.
- A mappák számát bővíthetik a különféle szolgáltatásokat nyújtó beépülő modulok, mint például a vírusvédelmi alkalmazások, az irodai alkalmazások egyes moduljai, a kommunikációs alkalmazások, vagy a mellékletek kezelését segítő dokumentum-kezelők. A vírusvédelmi megoldások általában saját levélszemét mappát hoznak létre, és ide helyezik a gyanús vagy fertőzött üzeneteket. A mellékletek azonnali konvertálását és egyéb módon történő kezelését végző modulok szintén létrehozhatnak saját mappákat az eredmények tárolására és/vagy a működésükhöz. Az irodai alkalmazások az adatcserét, az üzenetek és mellékletek átemelését, közös kezelését biztosítják, míg a kommunikációs alkalmazások a küldött és fogadott fájlokat, üzeneteket tárolhatják a saját mappáikban. Ezen mappák a beépülő modul eltávolításával törölhetők, többnyire sem a nevük, sem a helyük nem módosítható a fastruktúrán belül.
- Végül ne feledkezzünk meg a felhasználói mappákról, amelyeket a felhasználó szabadon létrehozhat, törölhet, átnevezhet és áthelyezhet. Céljuk elsősorban a beérkező és az elküldött üzenetek szűrése és szétválogatása. Ehhez a legtöbb alkalmazás biztosítja a megfelelő eszközöket.
Nos, beláthatjuk, hogy egy intenzíven használt levelező felületen mappák tucatjaival találkozhatunk, és első pillantásra nem is lehet könnyű eligazodni közöttük. Éppen ezért részletesen ismerkedjünk meg legalább azokkal a rendszermappákkal, amelyekkel mindenképpen találkozunk!
3. A rendszermappák
Vegyük sorra az egyes rendszermappákat és funkcióikat!
- A Beérkezett üzenetek vagy Beérkező levelek mappa a postafiókba érkezett üzenetek fogadására és tárolására szolgál. Jellemzően a még nem megnyitott, úgymond olvasatlan leveleket más stílussal emelik ki, ami tipikusan a félkövér szedés alkalmazását jelenti.
- A Levélszemét vagy Spam mappába azok a beérkező üzenetek kerülnek, amelyeket az alkalmazás gyanúsnak talált – ilyen lehet a feketelistára került feladótól, vagy egy adott e-mail címről gyakran és nagy számban beérkező, vagy ellenőrizhetetlen fájlcsatolmánnyal érkező vagy gyanús tartalmú üzenet. A szűrés szempontjait módosítható beállítások formájában a felhasználók többnyire személyre szabhatják, de a webmailek esetében gyakori, hogy a szolgáltató, előszűrést végezve, önhatalmúlag levélszemétnek jelöl meg egy-egy üzenetet, amit ebben a mappában találunk meg. Jellemző, hogy a levélszemétnek nyilvánított üzenet tárgyának elejére bekerül a [Spam] szó. Ha ebben a mappában idegen nyelvű, ismeretlen, egzotikus feladótól, esetleg tört magyarsággal írt üzenetet találunk, amely egy webcím vagy a csatolmány megnyitására kér minket, azonnal töröljük!
- A Piszkozatok mappa a szerkesztett és elküldésre váró vagy egy küldés nélkül bezárt üzenet másolatát őrzi. A mappába kerülő üzenetet később itt kell megnyitnunk és folytatnunk szerkesztését, vagy ha nem akarjuk megtartani, akkor törölhetjük. Az alkalmazásokban többnyire beállítható az az időköz, aminek elteltével létrejön az üzenet másolata (automatikus mentés), de ha bezárjuk az üzenetet küldés nélkül, akkor is kérhetjük mentését.
- Az elküldött üzenet először a Kimenő levelek vagy Postázandó üzenetek, mappába kerül, ahonnan az alkalmazás megpróbálja a postafiók beállításakor megadott levelező kiszolgálónak továbbítani. Ha sikerrel jár, akkor az üzenet átkerül az Elküldött elemek mappába. Mivel a legtöbb alkalmazás képes az ütemezett, megadott időközönkénti továbbításra, az itt várakozó üzenetet még „elkaphatjuk”, megnyithatjuk szerkesztésre, vagy törölhetjük. Ugyancsak itt várakoznak az offline üzemmódban elküldött üzenetek. Offline üzemmódról akkor beszélünk, ha az üzenet küldésekor nincs aktív internet kapcsolatunk, vagy eleve ebben az üzemmódban dolgozunk.
- Az Elküldött elemek mappába kerülnek a sikeresen továbbított üzenetek. Ez az egyfajta arciválás utólag visszakereshetővé, és ami nem mellékes, megnyithatóvá, szerkeszthetővé és ismét elküldhetővé teszi leveleinket.
- A Törölt elemek, Lomtár vagy Kuka mappába a bármelyik mappából törölt elemek kerülnek. Egyes alkalmazások, főleg a webmailek, megadott időközönként automatikusan ürítik, végleg megsemmisítik a mappa tartalmát, míg mások mindezt a felhasználóra bízzák.
- Az Archív vagy Archívum mappa a nagy levélforgalmat bonyolító felhasználókon segít azzal, hogy beállított időközönként a megadott dátumnál, általában két hétnél régebbi üzeneteket ide helyezi át. Ennek előnye, hogy a napi rutin során kezelt mappákban csak friss üzeneteket találunk, így a keresés, a szűrés, a levélváltások áttekintése gyorsabb és könnyebb.
4. Egyéb rendszermappák
A fenti mappák mellett számos egyéb, elsősorban az üzenetek visszakeresését és szűrését segítő megoldással találkozhatunk. Terjednek a tipográfiai és grafikai (félkövér, színes, csillagozott, címkézett) jelölések, valamint a szűrőgombok. Általános tendencia, hogy az alkalmazásokban egyre több ilyen megoldással találkozunk. Ezek közül is bemutatunk néhányat:
- A Gmailben találkozhatunk az Összes levél (All) mappával, amely az összes, üzenetet tartalmazó mappa tartalmát kínálja fel.
- Szintén hasznos a beérkezett üzenetek szétválogatása olvasatlan és elolvasott levelekre, amelyeket többnyire más-más szövegstílussal emelnek ki (félkövér és normál szedés), de gyakori megoldás a lista helyben szűrése és a külön mappába történő kigyűjtés is.
- Jellemző a beérkező és az elküldött üzenetek megjelölése valamilyen kategóriával vagy címkével, amelyhez többnyire egy-egy mappa vagy más szűrési lehetőség áll rendelkezésünkre. Jellemző az üzenetek csillagozása (Gmailben a Csillagozott mappa), illetve címke vagy kategória üzenethez rendelése. Ilyenek például a Gmailben a Közösségi, Frissítések, Fórumok, Promóciók kategória mappák és a Csillagozott, Elhalasztott, Fontos címkék, vagy az Outlookban a Keresési mappák. A lehetőségek száma végtelen, amennyiben maguk a felhasználók szabadon bővíthetik a címkék, a kategóriák és a mappák számát.
- A kiszolgálóktól, a kézbesítési hibákról értesítő, úgynevezett visszapattant üzenetek megkülönböztetése és külön mappába helyezése vagy kategorizálása, címkézése is sok segítséget nyújthat.
5. Forgatókönyvek mappakezeléshez
Befejezésül, a mappák szerepének jobb megértéséhez nézzünk meg néhány üzenetkezelési forgatókönyvet – vegyük sorra a tipikus üzenetkezelő műveleteket, nézzük meg, milyen utat járnak be az üzenetek, mely mappákba kerülnek, kerülhetnek be!
- Új üzenet írása és elküldése: az új üzenet készítése során az automatikus mentés létrehozza az üzenet másolatát a Piszkozatok mappában. Ha a kész üzenetet elküldjük, akkor a másolat törlődik a Piszkozatok mappából, az üzenet bekerül a Kimenő levelek mappába, ahonnan csak akkor tűnik el, ha sikerül az alkalmazásnak az üzenetet a szervernek továbbítania. A sikeres küldést követően az üzenet másolata az Elküldött elemek mappába kerül. Tehát az üzenet útvonala a következő: Piszkozatok, Kimenő levelek, Elküldött elemek.
- Új üzenet írása, majd törlése: egy új üzenet készítése során meggondolhatjuk magunkat, elvetve az üzenetet. Ennek során több, az adott műveletet megerősítő kérdést is kaphatunk, amiket jóváhagyva üzenetünk a következő útvonalat járhatja be: Piszkozatok, Törölt elemek.
- Új üzenet írása, majd törlése mentés, archiválás nélkül: az üzenet nyom nélkül törlődik.
- Beérkező üzenet fogadása: az üzenet a Beérkezett üzenetek mappába kerül, többnyire félkövér szedéssel kiemelve, olvasatlanként megjelölve.
- Válasz küldése a beérkezett üzenetre vagy annak továbbítása: a beérkezett üzenetre válaszolva, vagy azt továbbítva az üzenet állapota olvasottra módosul, majd megnyílik, lehetőséget adva a címzettek megadására. Ekkor az üzenet a következő mappákat érinti: Beérkezett üzenetek, Kimenő levelek, Elküldött elemek. Ha az üzenetet az automatikus mentéshez beállított időközön túl szerkesztjük, vagy szerkesztés közben mentjük (Ctrl+S), akkor az üzenet másolata létrejön a Piszkozatok mappában, és innen kerül át a Kimenő levelek, majd az Elküldött elemek mappába.
- Üzenet törlése: a törölt üzenet a Törölt elemek mappába kerül, ahonnan vagy mi töröljük, vagy az előre beállított automatizmus archiválja vagy semmisíti meg véglegesen.
- Levélszemét, spam kezelése: ha az alkalmazás levélszemétnek minősít egy üzenetet, akkor azt a Beérkezett üzenetek mappa helyett a Levélszemét mappába helyezi. Ha az üzenet valóban veszélyes, akkor töröljük, átküldve a Törölt elemek mappába, ahonnan érdemes azonnal, és véglegesen törölni. Ha az üzenetet ártalmatlannak tartjuk, akkor átmozgathatjuk a Beérkezett üzenetek mappába.
Összefoglalás
Ebben a cikkben tisztáztuk, milyen feltételekkel levelezhetünk, milyen alkalmazásokkal kezelhetjük az elektronikus postafiókot, az üzeneteket hogyan tároljuk a postafiókban, milyen mappákat találhatunk, és azok milyen szerepet töltenek be az üzenetkezelésben.
- Az elektronikus levelezéshez egy névvel és jelszóval rendelkező postafiókra és egy, a postafiókot kezelő alkalmazásra van szükségünk.
- Az alkalmazás lehet offline, úgynevezett ügyféloldali, kliens alkalmazás, amely a számítógépünkön programként telepíthető, és lehet online, internet böngészőben egy weboldal megnyitásával kezelhető, távoli webes alkalmazás, vagyis webapp vagy webmail.
- A postafiókunkat egy gyökérrel rendelkező fastruktúrában látjuk viszont.
- A fastruktúra első eleme a beérkezett üzeneteket fogadó és tároló Beérkezett üzenetek
- A további almappák lehetnek további rendszermappák, illetve a bővítmények vagy a felhasználó által létrehozott mappák.
- A levelezéshez elengedhetetlen két rendszermappa a Beérkezett üzenetek és az Elküldött elemek
- A rendszermappák a következők: Beérkezett üzenetek, Levélszemét, Piszkozatok, Kimenő levelek, Elküldött elemek, Törölt elemek, illetve Archívum.
- A Beérkezett üzenetek mappa a postafiókba érkezett üzenetek fogadására és tárolására szolgál.
- A Levélszemét mappába azok a beérkező üzenetek kerülnek, amelyeket maga az alkalmazás vagy egy beépülő biztonsági szoftver fenyegetőnek talál. Az üzenet tárgya általában kiegészül a [Spam] szóval.
- A Piszkozatok mappa a szerkesztett és elküldésre váró vagy egy küldés nélkül bezárt üzenet másolatát őrzi.
- A Kimenő levelek mappa az elküldött üzenet átmeneti, a levelező kiszolgálóra történő sikeres továbbításig történő tárolására szolgál.
- Az Elküldött elemek mappába kerülnek a sikeresen továbbított üzenetek.
- A Törölt elemek mappába a bármelyik mappából törölt elemek kerülnek.
- Az Archív mappa a beállított dátumnál régebbi üzenetek tárolására szolgál.
- Az egyéb rendszermappák elsősorban kényelmi megoldást nyújtanak az üzenetek szétválogatásához, kategorizálásához, címkézéséhez, szűréséhez vagy kereséséhez.
- A felhasználók általában az üzenetek saját szempontok szerinti szétválogatásához hoznak létre mappákat, amelyeket szabadon kezelhetnek. Az alkalmazások különféle automatizmusokkal, szűrő és kereső funkciókkal segítik az üzenetek felhasználói mappákba történő szétválogatását.
- A leggyakoribb levélkezelő, mappakezelő műveletek a következők: beérkező üzenet fogadása és szétválogatása, beérkező üzenetre válasz küldése, beérkező üzenet továbbítása, új üzenet írása és küldése, üzenet törlése, archiválás, levélszemét kezelése.
VÉGE.
Infopanel
Készült: 2021 március 6.
Operációs rendszer: Windows 10 (20H2, 2010b19042)
Szint: kezdő, ECDL: M02/S1/5.1.2
Kategória: Online alapismeretek → E-mail használat → E-mail küldés → E-mail mappák
![Napi billentyűparancs: az aktuális dátum és idő beillesztése egy Word dokumentumba [#129]](https://www.fiatluxefel.info/wp-content/uploads/2020/10/BejegyzesFaceTwitter_Napibillentyuparancs_1-300x157.png)
![Tipp: alkalmazások automatikus újraindítása bejelentkezés után [#52]](https://www.fiatluxefel.info/wp-content/uploads/2020/10/BejegyzesFaceTwitter_Tippekestrukkok_1-300x157.png)